Все первичные документы подлежат тщательной проверке по содержанию и форме. Затем содержащаяся в них информация регистрируется, систематизируется и группируется для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности с помощью специальных таблиц, которые называются учетными регистрами бухгалтерского учета. Основное назначение учетных регистров – отражение хозяйственных операций на бухгалтерских счетах.
Регистры бухгалтерского учета ведутся на машинных носителях (диски и дискеты), на отдельных карточках, в журналах или в виде машинограмм. Все регистры делятся на три группировки: по внешнему виду, по назначению, по обобщению данных.
По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, листы, карточки.
— Книга – переплетенные, пронумерованные, прошнурованные листы с таблицами, подписанные главным бухгалтером.
— Свободный лист – таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы по внешнему виду похожи на карточки, только бумага у них тоньше, а размер больше. Свободные листы в отличие от карточек хранятся в папках-регистраторах.
— Карточка – отдельный бланк в виде таблицы из плотной бумаги, который хранится в картотеке. Каждая карточка имеет свой порядковый номер, зафиксированный в реестре. По внешнему виду карточки могут различаться, наиболее распространены контокоррентные, инвентарные и многоколончатые карточки.
Контокоррентные карточки имеют графы «Дебет» и «Кредит», расположенные рядом, благодаря чему можно быстро оценить состояние расчетов предприятия.
Инвентарные (материальные) карточки имеют графы «Приход», «Расход», «Остаток», при этом каждая графа имеет две колонки «Количество» и «Сумма». Материальные карточки используются для учета материальных ценностей.
Многоколончатые карточки имеют несколько граф и предназначены для учета фактов хозяйственной жизни.
Формы регистров разрабатываются Минфином, но не являются обязательными, а лишь рекомендуемыми. В зависимости от индивидуальных особенностей форма регистра может быть разработана непосредственно бухгалтерским отделом предприятия.
Важно уделять особое внимание условиям хранения бухгалтерских регистров, обеспечив защиты от несанкционированных исправления. При необходимости внести правки в регистрах бухгалтерского учета обязательно обосновать исправление ошибок, при этом указывается дата исправления и подпись лица, внесшего данное исправление. Информация по регистрам бухгалтерского учета является коммерческой тайной.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
— Хронологические учетные регистры не требуют группировки данных. Информация о фактах хозяйственной деятельности записывается в хронологическом порядке поступления.
— Систематические – учетные регистры, где хозяйственные операции регистрируются по определенным признакам.
— Комбинированные регистры объединяют различные виды записей, систематические и хронологические.
По содержанию учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные.
— Синтетические регистры – здесь все операции отражаются в денежном измерении.
— Аналитические учетные регистры – информация отражается по аналитическим счетам с детализацией записей синтетических счетов.
— Комплексные учетные регистры наиболее распространены, в них совмещены данные аналитического и синтетического учета.
Виды регистров бухгалтерского учета по технике учетной регистрации:
Записи в учетные регистры могут производиться несколькими способами, из которых наиболее часто используются всего два: шахматный и линейный.
— Линейно-позиционная запись позволяет осуществлять наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности. Линейные регистры относятся к многографным, где каждый аналитический счет отражен лишь на одной строке (линии). Основное преимущество линейных регистров: максимальная достоверность и упрощенная техника ведения учета.
— Шахматный способ записи используется для отражения в один прием суммы по дебету и кредиту разных счетов, при этом суммы записываются на пересечении строки и колонки. Шахматный принцип позволяет повысить показатели наглядности, хорошо раскрывает внутреннюю информацию счетов.
Вносить записи в учетные регистры можно ручным способом с помощью шариковой ручки, при условии ведения бухгалтерского учета ручным способом. Если при ведении учета используется вычислительная техника, данные распечатываются и хранятся на бумажных носителях. Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица составившие и подписавшие их.
