Регулярная инвентаризация в аптеке помогает следить за движением материальных средств и определить балансовую стоимость имущества. Существующее законодательство не ставит особых требований перед владельцем аптеки по срокам ее проведения, однако она необходима перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Перед началом инвентаризации следует сформировать специальную комиссию, в состав которой входят работники бухгалтерии, администрация и прочие специалисты, хорошо знакомые с особенностями ведения дел в аптеке. Для проверки нахождения аптечного имущества «по факту» привлекаются материально-ответственные лица.
На первом этапе инвентаризации руководитель издает специальное распоряжение о сроке ее проведения с указанием даты, состава комиссии и фактического места. Члены комиссии производят опломбирование помещений, имеющих отдельные выходы, в которых находится материальное имущество. Проверяется исправность измерительных приборов, собираются все отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей.
В самом начале инвентаризации формируются все приходно-кассовые ордера, производится их проверка с Z-отчетами, оформляются накладные от поставщиков, заполняется журнал кассира. Все наличные фиксируются актом инвентаризации.
Проведение инвентаризации может происходить тремя способами: по остаткам, с использованием специального оборудования, путем ручного внесения товарных остатков в списки.
Если инвентаризация проводится по остаткам, проверяется фактическое наличие товара и материальных ценностей, расхождения с заполненными описными листами фиксируются, после проверки происходит корректировка в описи. В этом случае опись производится по алфавиту, а не по фактическому нахождению ценностей, что может принести определенные трудности.
При проведении инвентаризации с использованием специального оборудования производится сканирование товара в месте его хранения, затем все данные с терминала передаются на компьютер, формирование описных листов происходит автоматически. Затем сверяются позиции из ведомости и по результатам корректируются в описи.
Третий метод (ручная опись) требует довольно больших усилий, поскольку весь товар нужно подносить к месту сканирования. Производится опись фактического наличия материальных ценностей, формируется сличительная ведомость, корректируется наличие товара в описи по результатам.
После завершения сверки остатков инвентаризационная опись распечатывается, недостача или пересортица оформляются документально, формируется промежуточный товарный отчет.
