Действующее законодательство обязывает организации не только вести бухгалтерский учет, но и соблюдать правила хранения бухгалтерских документов с соблюдением определенных сроков. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Обязательного хранения требуют следующие бухгалтерские документы:
Сроки хранения бухгалтерских документов определены в ст. 29 Федерального закона от 23.05.2016 N 402-ФЗ.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Данная же статья гласит:
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
Поэтому рассмотрим подробнее порядок хранения документации.
Для организации хранения бухгалтерских документов предприятие либо должно иметь собственный архив, либо воспользоваться помощью архивных организаций. При решении создать архив для данных целей выделяется собственное помещение, оборудованное необходимой мебелью (стеллажи, полки, шкафы). Поскольку солнечный свет губительно влияет на состояние документов, при наличии окон их следует зашторить плотной, не пропускающей лучи солнца тканью.
В архиве должна быть соблюдена пожарная безопасность, также данное помещение должно быть оборудовано современными устройствами против взлома (металлическая дверь, решетки). Так как документов в архиве может быть очень много, следует разработать собственную систему быстрого поиска дел.
Если принято решение воспользоваться услугами архивной организации, нужно отдать предпочтение тем компаниям, которые обеспечивают сохранность документации современными системами защиты.
Те документы, которые всегда должны быть в наличии, но требуются редко, хранятся у руководителя в сейфе. Трудовые книжки также хранятся в сейфе в бухгалтерии или кадровом отделе.
Если документы требуют длительного (более 10 лет) хранения, их следует передать в архив. Сначала руководитель издает приказ о формировании архива, затем осуществляется передача документации в архив по утвержденному руководителем организации графику. В приказе назначается ответственное за хранение архива лицо, формируются и утверждаются правила:
В архив передаются только оригиналы или заверенные копии документов, которые при подаче являются сброшюрованными по определенному признаку, подшиты и имеющие на обложке идентифицирующие данные:
Сдача документов в архив в электронной форме производится в порядке, утвержденном в приказе руководителя об архиве.
Документы могут быть утеряны по естественным причинам (пожар, наводнение и пр.), либо по вине сотрудников. Факт утраты документов нужно обязательно подтвердить государственными органами. Если это пропажа – заявление подается в правоохранительные органы, если пожар – в пожарную инспекцию.
Если документация пропала или полностью уничтожена, руководитель организации издает приказ о формировании специальной комиссии по выяснению причин утери. После внутреннего расследования, к которому могут быть привлечены сотрудники пожарного надзора или следственного отдела, составляется акт с изложением фактов. Данный акт предъявляется в случае проверки контролирующими органами.
Даже если срок хранения документации истек, уничтожить просто так ее нельзя. Сначала руководитель предприятия издает приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности. В комиссию входят специалисты, которые могут дать авторитетное заключение о возможности или необходимости уничтожения документов.
Перед уничтожением документа проводится инвентаризация документов. При уничтожении составляется акт в произвольной форме с обязательными реквизитами первичного документа, который утверждается учетной политикой.
Если документы не хранятся по правилам, организация может понести наказание. Должностные лица могут быть наказаны, если они не хранят документы в течение законного срока, от 5 тыс. до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении – 10-20 тысяч рублей или дисквалификация на 1-2 года; организация за те же деяния может быть наказана на 10 тысяч рублей, а в случае неоднократного нарушения – на 30 тысяч рублей.
