Почему в аптеке обнаруживается недостача или пересортица

Как в любом предприятии розничной торговли, в аптеке после инвентаризации могут обнаружиться несоответствия. Это:

• недостача – когда фактическое количество определенных товаров меньше, чем по документам;
• пересортица – излишки, товара больше, чем должно быть согласно документации.

Подобные нестыковки часто обнаруживаются и в процессе работы благодаря современным компьютерным программам учета. Например, покупатель просит три упаковки лекарства. Фармацевт смотрит в монитор и видит, что осталось только две упаковки. А на стеллаже, где хранится это лекарство, присутствует целых десять упаковок. И наоборот.

Причины пересортицы и недостачи

Разберем основные ситуации, когда допускаются ошибки в учете:

• Прием товара. Обычно фармацевты ошибаются в том случае, когда принимают немаркированный товар. Ведь каждую упаковку маркированных ЛП необходимо сканировать, что практически полностью исключает вероятность ошибки. Поставщик может положить больше или меньше товаров, а сотрудник аптеки, не проверив досконально количество, не замечает несоответствия количества.
• Отпуск товаров на кассе. Такая ситуация типична для аптек с высокой проходимостью, в которых почти постоянно стоит несколько покупателей в очереди. Обслуживая посетителя с большим списком нужных лекарств, очень легко ошибиться. Например, лекарство уже уложено в пакет, после чего покупатель отказывается от его покупки из-за высокой стоимости или по другой причине. Из формируемого чека товар вычитается, а вот из пакета его легко забыть выложить.
• Перемещение товаров аптечного ассортимента внутри сети. Схема практически такая же, как и с покупателями. При большом объеме  работы товар можно отсканировать и просто забыть положить.
• Небрежность в работе. Это касается работников аптеки, ответственных за приемку и пересчет товара.
• Кражи. Принцип такой же, как и в розничных магазинах. Если аптека работает по схеме открытой выкладки, потерь практически не избежать. Ведь фармацевт с головой погружен в общение с покупателем и произведение расчетов, а воришки пользуются этим.

Пересортица

Это не просто излишек товара, а несоответствие количества разных товаров одного и того же наименования. Например, лекарственный препарат выпускается в дозировке 0,05 мг и 0,1 мг. При инвентаризации обнаруживается, что препарата с дозировкой 0,1 мг на две штуки меньше, чем должно быть, а препарата с дозировкой 0,05 мг на две штуки больше. Это прямое следствие невнимательности аптечных работников. Нужно отметить, что пересортица с маркированными препаратами практически исключена.

При обнаружении пересортицы руководитель аптеки решает, как поступить. Часто при выявлении пересорта у одного и того же лица, с  одним и тем же наименованием и в один период может  быть принято решение по взаимозачету. Если из-за пересортицы аптека потерпела убыток, обычно сумма списывается с лица, установленного как виновное в данной ситуации.

Методы предотвращения недостачи или пересортицы

Чтобы избежать несоответствий, необходимо  организовать хорошую защищенность открытой выкладки – например, установить камеры видеонаблюдения, которые отпугнут потенциальных расхитителей аптечного имущества. Фармацевтам нужно соблюдать следующие правила работы:

1. Аккуратность и внимательность. Нельзя торопиться с расчетом, даже если очередь длинная. Лучше научиться быстро искать нужные лекарства, таким образом хотя бы немного компенсируя вынужденный период расчета с покупателем.
2. Регулярный отдых. Работа в режиме конвейера в течение многих часов – прямой путь к совершению ошибок.

Пересортица и недостачи будут в любой аптеке,  но их объем можно значительно сократить, наладив четкую работу персонала.