Как и в любой организации, занимающейся розничной торговлей, в аптеке периодически проводятся инвентаризации. Основная цель инвентаризации – проверка ТМЦ, денежных средств, оборудования и техники, и сверка полученных данных с показателями бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет получить оценку о реальном положении дел в аптеке и проводится в различные сроки в зависимости от вида.
Полная инвентаризация – проводится не чаще, чем один раз в три года. В данном случае учитываются все товарно-материальные ценности, денежные средства, мебель, оборудование, техника и пр.
Годовая инвентаризация – проводится один раз в год перед составлением годового бухгалтерского отчета, а ее результаты вносятся в отчеты за декабрь. Инспекции подлежат лишь денежные средства из кассы и ТМЦ.
Промежуточные (внеплановые) инвентаризации – инициируются для отображения реальной картины работы аптеки. Данный вид инвентаризации обязательно проводится при ротации в штате (увольнение старого сотрудника, прием на работу нового и пр.), а также при обнаружении фактов убытка (кража или порча товара).
Проведение инвентаризации требует обязательного участия всего персонала аптеки (провизоры, фармацевты, консультанты), а в случае автоматизированной инвентаризации и IT-специалист. В состав инвентаризационных комиссий могут входить работники бухгалтерии, экономисты, уполномоченные представители администрации и прочие специалисты.
Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность за соблюдение порядка и сроков инвентаризации, полноту и точность данных о фактических остатках, правильность оформления материалов.
Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.
Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В процессе инвентаризации определяется точное количество и суммарная стоимость ТМЦ, проверяется правильность их оценки.
Чтобы провести инвентаризацию, руководитель аптеки издает распоряжение, в котором указывается дата, время проведения инвентаризации, адрес аптеки, члены инвентаризационной комиссии и ее председатель, данные всех сотрудников, участвующих в инвентаризации. Распоряжение подлежит регистрации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.
В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Учреждение закрывается для посетителей, денежные расчеты не производятся. Председатель инвентаризационной комиссии получает контрольный пломбир.
Члены ИК обязаны до начала проверки наличия ТМЦ провести следующие действия:
Инвентаризация проводится путем сканирования товара или по описным листам. Последний метод является устаревшим, поскольку практически все аптеки сегодня являются компьютезированными.
В описи запрещено вносить данные об остатках ТМЦ без проверки их наличия.
При проверке производственных запасов, находящихся в невскрытой упаковке, количество ТМЦ определяется по маркировке с выборочной проверкой.
После проверки ТМЦ комиссия переходит в следующее помещение, а проверенное пломбируется.
Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, нужно опечатать помещения, в которых хранятся материальные ценности.
