Ведение бухгалтерского учета в аптеке позволяет получить реальную картину хозяйственно-финансовой деятельности и обнаружить погрешности в связке «приход-расход». От качества ведения бухгалтерии напрямую зависит благополучие аптеки, поэтому следует особое внимание выбору специалистов, которые смогут содержать учет в надлежащем порядке. Многие руководители предпочитают пользоваться услугами «со стороны» - если аптека небольшая, такой метод гораздо выгоднее. Вообще бухгалтерия аптечной организации не очень отличается от учета на любом другом предприятии, однако специфика фармбизнеса имеет свои особенности, например, списание лекарственных средств с истекшим сроком годности.
Итак – основное отличие бухучета в аптеке от учета товаров и средств в других организациях – разделение лекарств на группы, особое внимание уделяется сильнодействующим и наркотическим средствам. Если в магазине можно просто списать и утилизировать пищевые продукты, то для произведения этих же действий в аптеке придется оформить все как положено.
Конечно, не все аптеки имеют право реализовывать сильнодействующие и психотропные средства, однако те, у кого имеется соответствующая лицензия, должны вести предметно-количественный учет таких препаратов. Специальный журнал регистраций и операций, в котором ведется учет данных средств, должен соответствовать принятым требованиям: каждая страница пронумерована, а сам журнал прошит, оформлен печатью и подписью руководителя аптеки. Оставлять записи в журнале имеет право только уполномоченное лицо, а все документы по выдаче наркотических и сильнодействующих препаратов хранятся в сейфе вместе с журналом.
Сегодня для оприходования товара в аптеке используются специальные автоматические программы, позволяющие максимально аккуратно и точно вести учет, списывать просроченный или бракованный товар, собирать заказы для поставщиков. Все товары поступают с товарной накладной или оформляются внутри аптеки (например, в отделе изготовления лекарств). Если в аптеке есть рецептурно-производственный отдел, то стоимость составляется по формуле «общая цена компонентов + стоимость работ по изготовлению», при этом важно уметь рассчитывать НДС – в случае изготовления лекарств по рецепту медицинского работника ставка равна 10%, но только в том случае, если препарат изготавливается из компонентов аптеки. Если составляющие принадлежат заказчику, НДС не исчисляется. При этом само собой разумеется, что учет лекарств, облагаемых и необлагаемых НДС, ведется раздельно.
Процесс бухгалтерского учета состоит из нескольких процедур:
Как мы уже говорили, в разбиении всех лекарств на группы и есть основная особенность бухучета в аптеке. Нельзя просто выкинуть ампулу с наркотическим средством, обязательно следует не только правильно фиксировать, но и утилизировать такие лекарства.
В ходе инвентаризации обнаруживаются лекарственные средства с истекшим сроком годности, поврежденной упаковкой, брак. Составляется акт о порче лекарств по принятой форме в трех экземплярах, один из которых следует оставить у сотрудника, ответственного за материально-хозяйственный учет в аптеке. Инструкция по уничтожению наркотических средств и психотропных веществ, входящих в Списки II и III Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, дальнейшее использование которых в медицинской практике признано нецелесообразным, утверждена приказом Минздрава РФ от 28.03.2003 № 127. Согласно этой инструкции, для списания наркотических и психотропных веществ следует издать соответствующий приказ, в котором указывается название, номера серий, дозировка и форма подлежащих списанию средств, вес брутто, причины списания, ответственно лицо, место и способ уничтожения. Копии приказа отправляются в местных орган управления здравоохранением, орган внутренних дел, орган охраны окружающей среды.
Юридические лица при общей системе налогообложения платят налоги на прибыль 20%, НДС, налог на имущество не более 2,2%, страховые взносы на обязательное страхование. ИП платят НДФЛ 13%, НДС. Если аптека находится на общей системе налогообложения, учет по НДС должен производиться отдельно (мы уже говорили о 10% НДС при наличии производственного отдела). То есть ведется учет по 10% и по 18% ставке НДС.
Раз в квартал в налоговую предоставляется декларация по НДС, прибыли и имуществу аптечной организации (квартальный отчет).
На упрощенке раздельный учет НДС не ведется. Бухгалтерский учет прихода и продаж лекарственных средств ведется вместе с книгой доходо/расходов, и НДС при закупке лекарств сразу списывается в расход.
Раз в квартал во внебюджетные фонды предоставляется отчетность по формам 4 ФСС, РСВ-1, уплачивается авансовый платеж по УСН. Раз в год аптека должна предоставить в налоговый орган декларацию по УСН, отчет о прибыли/убытках, баланс.
